6698 Sayılı Kanun Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi Hususunda Aydınlatma Metni

Veri Gizliliği ve Güvenliği (KVKK)

NSGLOG Kargo 6698 Sayılı Kanun Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi Hususunda AYDINLATMA METNİ

1. Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

NSGLOG Kargo lojistik Ltd Şti tarafından gizliliğinize saygı duyulmakta ve Kişisel veri güvenliğinize önem verilmektedir. Bu bilinçle NSGLOG Kargo olarak; ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dâhil, NSGLOG Kargo ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesi önceliğimizdir. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili diğer mevzuatlar dâhilinde sizleri bilgilendirmek ve aydınlatmak amacıyla işbu metin hazırlanmıştır. Bilgilendirme  Kanun; Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere; kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla kabul edilmiştir. Bu nedenle, bu metin ile Kanun’dan doğan aydınlatma yükümlülüğümüzü açıklamakta olup “Kişisel Verilerin Korunması ve Kişisel Veri Paylaşım İzni” kişilerin bilgisine sunulmaktadır. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.  Gerekçede, bir kişinin belirli veya belirlenebilir olması mevcut verilerin herhangi bir şekilde bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesi suretiyle, o kişinin tanımlanabilir hale getirilmesi olarak tanımlanmıştır.

• Ad, Soyad,
• TC Kimlik No,
• Pasaport Numarası
• Adres,
• Telefon,
• Sisteme Giriş-Çıkış Zamanları,
• Ziyaret ettikleri alanlar/ürünler ve yaptıkları işlemler,
• Bulundukları konumlar ile ilgili veri tabanlarında ya da dosyalarında tutulan dijital veriler,
• İK/satış ya da başka birimler tarafından tutulan kişilere ait bilgilerin saklandığı iş başvuruları/özgeçmişler, sipariş kayıtları gibi belgeler,
• Doğum Yeri/Tarihi,
• Taşıt Plakası,
• E-Mail Adresi / IP Adresi,
• Görüntü ve Ses Kayıtları,
• Kişiyi belirlenebilir kılan benzer tüm veriler,

Özel Nitelikli: Özel nitelikli kişisel veriler öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle, diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gerekmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası ile ya da Kanunda sayılan sınırlı hallerde işlenebilir.

• Irkı,
• Etnik Kökeni,
• Siyasi Düşüncesi,
• Felsefi İnancı,
• Dini, Mezhebi veya diğer inançları,
• Kılık Ve Kıyafeti,
• Dernek, Vakıf ya da Sendika Üyeliği,
• Sağlığı,
• Cinsel Hayatı,
• Ceza Mahkûmiyeti/Mülkiyeti Verileri,
• Güvenlik Tedbirleriyle İlgili Verileri,
• Biyometrik ve Genetik Verileri

Kişisel Verilerinizin Toplanması ve İşlenmesi Kişisel verilerinizin işlenmesi; NSG Kargo tarafından verilen hizmet veya ticari faaliyete göre değişebilmekte olup; herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla; kişisel verilerinizin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kastedilmektedir. Bu yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz açık rızanız ve KVKK’nın kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları çerçevesinde NSG Kargo; tedarikçilerinin iş birliği boyunca, müşterilerinin hizmet aldığı süre boyunca, çalışanlarının ise iş akdi süresi boyunca oluşturulmakta ve güncellenmektedir. Bununla birlikte yasal mevzuat gereği ve NSG Kargo ticari faaliyet menfaatleri doğrultusunda kişisel verilerin saklanma süresi boyunca saklanmakta ve korunmaktadır. Saklanarak ve korunarak aşağıda yer alan amaçlar dahil ve bunlarla sınırlı olmaksızın genel nitelikli ve özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmektedir.

• Adınız, soyadınız, TC Kimlik numaranız, fotoğrafınız, pasaport numaranız veya geçici TC Kimlik numaranız, doğum yeri ve tarihiniz, medeni haliniz, cinsiyetiniz, sicil numaranız, adli sicil kayıtlarınız, ehliyet, SRC belgesi, Psikoteknik ve sizi tanımlayabileceğimiz diğer kimlik verileriniz,
• Mesleki yeterlilik belgeleri,
• Adresiniz, telefon numaranız, elektronik posta adresiniz ve sair iletişim verileriniz,
• Finansal özgeçmişinize ilişkin veriler, Banka hesap numaranız, IBAN numaranız, kredi kartı bilgileriniz, faturalama bilgileriniz, gibi finansal verileriniz,
• Satış ve kiralama hizmetlerimiz aracılığıyla edindiğimiz veriler,
• Sözleşmenin ifası kapsamında edinilen faaliyet belgesi, meslek odası kaydı vb. mesleki veriler ile gerektiği takdirde temin edilen imza sirküleri ve imza veriniz,
• Tesis güvenliği standartları gereğince tutulan sesli görüşme kayıtlarınız ile elektronik posta, mektup veya sair vasıtalar aracılığı ile tarafımızla iletişime geçtiğinizde elde edilen kişisel verileriniz,
• Tesislerimizi ve ofislerimizi ziyaret etmeniz halinde sesli kamera kayıtları görüntüleriniz,
• Otoparkı kullanmanız halinde araç plaka veriniz,
• NSG Kargo’ya iş başvurusunda bulunmanız halinde bu hususta temin edilen özgeçmiş dâhil sair kişisel verileriniz ile NSGLOG Kargo çalışanı ya da ilişkili çalışan olmanız halinde özlük dosyasının oluşturulması için gerekli olan verileriniz ile dernek üyelik verileriniz, hizmet akdiniz ve işe yatkınlığınız ile ilgili her türlü kişisel verileriniz, eğitim durumunuz ve sertifikalarınız,
• İşin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığınızın tespitini gerçekleştirmek amacıyla edinilen, sağlık verileriniz ve askerlik durum bilginiz de dâhil olmak üzere sair veriniz,
• Özel sağlık sigortası temini ve finansmanına ilişkin verileriniz ve Sosyal Güvenlik Kurumu verileriniz, BES sigorta şirketine kayıt oluşturulmasını teminen edinilen kan testleri vb. sağlık bilgileri, yasal varise ilişkin lehdar mektubu ve sair gerekli verileriniz,
• NSGLOG Kargo iş takibini gerçekleştirebilmeye yönelik meşru menfaati gereği, giriş ve çıkış saatlerini kontrol eden sistemler aracılığıyla; işyeri güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla size tedarik edilen araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin verileri Şirket’e ait taşıtlara yerleştirdiğimiz takip cihazları ve tedarikçilerden alınan bilgileriniz,
• NSGLOG Kargo işyeri güvenliğini sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, işyeri binasına ve tesisimiz çevresine yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla topladığımız verilerimiz,

Verilerinizi İşleme Nedenlerimiz Kişisel verileriniz;

• Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin tarafınıza temin edilmesi,
• Operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi,
• Siz müşterilerimize tüketim ve alım motivasyonunuza uygun ürün ve hizmetlerin önerilmesi,
• Gerekli çalışmaların ilgili iş birimi ve iş ortakları ile yapılması,
• İnsan kaynağı yönetiminin şirketimiz tarafından sağlanarak gerçek kişilerin haklarının temin edilmesi,
• Şirketimiz tarafından ticari kararların verilebilmesi, uygulanması ve gerçekleştirilmesi konusunda gerekli adımların atılması,
• İş ilişkisi kurduğumuz gerçek kişilerin ve şirketimizin bu ilişkilerden kaynaklı hukuki emniyetinin sağlanması ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla benzer amaçlarla 6698 Sayılı KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca işlenmektedir.

Kişisel Verileriniz, Veri Sorumlusu sıfatıyla NSG Kargo tarafından, aşağıdaki hallerde ayrıca bir açık rızanız aranmaksızın işlenebilecektir:

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Sözleşmenin ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, şartlarından herhangi birisine dayanarak, aşağıda belirteceğimiz amaçlarla kullanılabilecektir.

Kişisel verileriniz şu amaçlarla işlenebilecektir:

• İşin bir parçası olarak sizinle ve başkalarıyla iletişim kurmak,
• Ticari ve operasyonel faaliyetlerimizi yürütmek ve devamını sağlamak,
• Size hizmet şartlarımızdaki değişiklikler, elektronik hizmetlerimizdeki değişiklikler hakkında önemli bilgileri ve diğer idari bilgileri göndermek,
• Kalite, eğitim ve güvenlik iyileştirmesi sağlamak (örneğin, iletişim numaralarımıza yapılan kaydedilen veya izlenen telefon görüşmeleri ile ilgili),
• Şikâyetleri çözmek ve veri erişim veya düzeltme taleplerini işleme almak,
• Terörle Mücadele kanunu da dahil olmak üzere, yürürlükteki yasalara ve düzenleyici yükümlülüklere (ikamet ülkenizin dışındakiler de dahil) uymak, resmi makamlardan ve devlet makamlarından (ikamet ülkenizin dışındakiler de dahil) gelen talepleri yanıtlamak,
• Altyapımızı ve ticari faaliyetlerimizi yönetmek ve denetim, finans ve muhasebe, faturalama ve tahsilatlar, bilgi işlem sistemleri, veriler ve internet sitesi barındırma, iş devamlılığı ve kayıtlar, belge ve baskı yönetimi ile bağlantılı olanlar da dahil olmak üzere, iç politika ve prosedürlere uymak,
• Yasal hakları belirlemek ve bunları savunmak; faaliyetlerimizi veya iş ortaklarımızın faaliyetlerini, haklarımızı, gizliliğimizi, güvenliğimizi veya malımızı ve/veya sizin veya başkalarının bu sayılan varlıklarını korumak ve kullanılabilir çareleri uygulamak veya zararımızı sınırlandırmak,
• Memnuniyet anketleri de dahil olmak üzere, pazar araştırması ve analizi yürütmek,
• Sosyal medya paylaşım fonksiyonunu kolaylaştırmak,
• Size özel bilgiler ve reklamlar sunarak elektronik hizmetler ile ilgili deneyiminizi kişiselleştirmek.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

• Toplanan kişisel verileriniz Şirketimiz ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
• Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması,
• Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi,
• Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Yurt içinde paylaşım yapılan Kurum ve Kuruluşlar Emniyet Müdürlüğü, Türkiye Ticaret Bakanlığı, Gümrük Müdürlüğü, TOBB, SGK, Arabulucu, Bilirkişi, Sigorta Acentesi, Bankalar, Mahkeme Dosyaları, Hukuk Danışmanı, Liman İşletmeleri, Noterlikler, Müşteriler, Tedarikçi Firmalar, Ulaştırma Bakanlığı, Adli Makamlar, İdari Makamlar, ERP (Enterprise Resource Planning), Antrepolar, Hava yolu işletmeleri, Hava ve Deniz yolu acenteleri, Uzlaştırma Bürosu. Yurt dışında paylaşım yapılan Kurum ve Kuruluşlar Konsolosluklar, Müşteriler, İş Ortakları, Sigorta Acentesi, Yurt dışı emniyet, Yurt dışı Gümrük, Yurt dışı Gümrük acenteleri, Mail bulut çözümü, Almanya Federal Koruma Kurulu, Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından, çeşitli kurum ve kuruluşlardan farklı hukuki sebeplere dayanarak ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan hakları, Kişisel Veri Sahipleri olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri; 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

6698 Sayılı KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Bu çerçevede Şirketimize KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır. Veri Güvenliği NSGLOG Kargo; kişisel verilerinizi, bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri çerçevesinde, alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik önlemlerine tam uygunlukla korumaktadır. Söz konusu güvenlik tedbirleri, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak muhtemel risklere uygun bir düzeyde sağlanmaktadır. A.İdari Tedbirler NSGLOG Kargo; kişisel verilerinizi işlerken aşağıda belirtilen idari Tedbirlerle veri güvenliğini sağlamaktadır.

• Tesislerimizin güvenliği valilikten onaylı özel güvenlik şirketi tarafından7/24 sağlanmaktadır.
• Tüm ofis bölümlerine giriş yetkilendirmeleri ile giriş yapılabilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Bilgi güvenliği ve veri güvenliği için tüm politikalar prosedürler, talimatlar yayınlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri ilgili taraflardan alınmıştır.
• Risk analizleri yapılmış gerekli önlemler alınmıştır.
• İç denetimlerle periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• İş sözleşmesi ve NSG Kargo etik kuralları ilgili taraflara imzalatılmıştır. (EK-2 ETİK KURALLAR SÖZLEŞMESİ)
• Disiplin yönetmeliği ilgili taraflara tebliğ edilmiştir. (EK-3 DİSİPLİN YÖNETMELİĞİ)
• Kurumsal iletişim dökümanı hazırlanmış ve yürürlüğe alınmıştır.
• Tüm NSGLOG Kargo çalışanlarına ilgili eğitimlerin alınması sağlanmıştır.
• Farkındalık faaliyetleri sürekli devam ettirilmektedir.

  B.Teknik Tedbirler NSGLOG Kargo; kişisel verilerinizi işlerken aşağıda belirtilen Teknik Tedbirlerle veri güvenliğini sağlamaktadır.

• İç ve Dış tehditler için Güvenlik duvarı kullanılmaktadır.
• Zararlı yazılımlardan korunmak için güncel ve lisanslı Anti Virüs programı kullanılmaktadır.
• NSG Kargo’da tutulan Kişisel verileriniz için, elektronik ortamda verilere sadece ilgili kişilerin erişebilmesi ve işlemesi için Yetki Matrisi ile yetkilendirme yapılmaktadır.
• Ayrıcalıklı hesap yöneticileri tarafından periyodik olarak yetki kontrolleri yapılmaktadır.
• Kullanıcı hesapları Active Directory’ de şifrelenerek yönetilmektedir.
• NSGLOG Kargo’da IP ve MAC tanımlaması ile ağdaki hareketler herhangi bir cihazın izinsiz ağ erişimi engellenmektedir.
• Kablosuz ağlarda güvenlik için misafir denetimi uygulaması kullanılmaktadır.
• Yılda bir Penetrasyon testi yapılmaktadır.
• İç ve Dış saldırı tespit önleme amacıyla DDOS özellikli FIREWALL kullanılmaktadır.
• 5651 sayılı kanuna uygun log kayıtları ve tüm verinin izlenebilirliğini sağlayan kişisel veriler işlenirken herhangi bir hareket olması durumunda veri sorumlusuna alarm veren SIEM çözümleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerde veri sınıflandırması ve veri kaybı önleme yazılımı kullanılmaktadır.
• Önemli verilerin korunması için günlük yedekleme işlemi yazılım aracılığıyla otomatik olarak yapılmaktadır.
• Silinmesi ve imha edilmesi gereken veriler WIPE metodu ile yok edilmektedir.

Veri Sorumlusu

               
Hakların Kullanımı, Başvuru ve İletişim

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kişisel veri sahiplerine, bu kanunun 11’inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır. Bu kapsamda 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği’ne göre NSGLOG Kargo lojistik Ltd Şti,  bu taleplere cevap verme yükümlülüğü getirmiştir.
• KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen aşağıdaki yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

• Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 2’inci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

  BAŞVURU FORMU 

1. İlgili kişinin iletişim bilgileri

1. Şirket ile olan ilişkinizi belirtiniz 

• KVKK’nın 11. maddesi uyarınca talebinizi aşağıda belirtiniz.